做外贸需要什么条件&破解外贸的三个关键秘密

与普通的国内贸易相比,外贸的确是一个截然不同的行业,繁杂的手续和各 类专业术语令人望而生畏。然而只要我们从外贸三个最关键的特点入手,即可破解外贸的全部秘密。

 设想一下真正的外贸操作中,一个宁波工厂的外贸销售员王先生,与一个英 国伦敦商人约翰逊做生意的情形。我们不难想像会遇见的难题:

 

1.通常买卖双方互不见面。通过电话、传真、邮件等形式商定交易。幸好,电 脑与互联网的发达使这一过程变得越来越简单易行。通过网站、电子邮件、QQ 或 MSN 即时聊天软件、数码照片、摄像头等途径,我们可以轻易地交流,展示产 品,讨价还价,就像大家坐在会议桌旁一样。

 

2.交易周期很长。一批货物从宁波运到伦敦,通常采用最合算的方式,即装在 集装箱里由远洋货轮从宁波港口运到伦敦港口(假如某一方不是海港的话,还得 加上部分铁路或公路运程)。这一过程目前单是海路就需要 25 天左右,加上备 货、卸货和内陆运输的时间,往往在一个月以上。因此,现在磋商的往往是一个 月甚至更长时间以后买家才能收到的货物。相应的,卖方收回货款的时间也需要 大致时间。事实上,对于一些季节性强的家产品或针对性强的节日消费类产品通 常会提前几个月甚至一年的时间磋商,订立长期的合同。

 

3.交易成本高。即便是海运,费用依然很高。一个集装箱货物(大约 30 个立方米或 20 吨)的海运费,从宁波到伦敦大约需要 1 万元人民币以上。遥远、偏僻 或港口规模较小的地区价格更高。此外,尚需一些用于办理进出口手续的费用, 用于结算货款的银行费用,而这些费用常常是固定的,与交易量没有太大关系。 这样的方式,对于小额的交易显然是不合算的。为均摊费用,交易量大显然比较 合算。这也是国际贸易的一个特点----量大。国际贸易货物多为大宗批发,常常 以“集装箱”为交易量单位。

 

4.中间环节多。货物从宁波直到伦敦,中间会经过多个环节。比如很多商品出 口前必须强制检验,由国家进出口商品检验检疫局操作;要向管理进出口的买卖 双方海关申报;要通过远洋海运公司运输;要通过银行收取货款;要向税务机关 纳税;同样我们国家还特别对外汇进行管制,归属国家外汇管理局通过外汇收支 申报的方式统一管理。

 

外贸既然有双方不见面,交货和收钱的周期长,路途遥远,量大金额高、中 间环节多等特点,自然风险也会比较大,一旦出问题损失也大。为此,几百年来 国际贸易行业也相应地制定了贸易惯例与协定,包括货物的国际通行质量标准, 价格计算,买卖双方责任与权力等,以期最大程度地保障贸易秩序。同时,银行 业、国际货运业、保险业等也有非常成熟完善的协同操作。

 

但是,还存在一个重要的问题----大批量货物的运输和仓储费用不菲。从工 厂出运到客户收货,中间牵涉的环节很多,货主不可能从头到尾监督保管。特别 是国际贸易中多为层层转手,批次倒卖,如果都是实物交接,不但大大增加了运 输和仓库的费用,更加大了货物在装卸途中的损耗。最好办法,就是简化实物转 运的过程,让货物只经过工厂----装货码头仓库----卸货码头仓库----客户这四道环节。于是,演化出了最优化、最高效,同时也是外贸最大的关键点:单证交易。


外贸关键秘密之一:单证交易 


所谓单证交易,就是用一套单证文件来代表货物。交易以这套单证为对象,

谁拿到了这套单证,谁就是货物的主人。这样一来,货物尽量不动,单证则任意 买卖转手,由单证的持有者决定何时以及如何最终处理货物。这套单证,通常包 括几个核心文件:


1.提单(即提货单 Bill of loading,缩写为 B/L) 

2.发票(Invoice)。与普通发票的概念不同,外贸中的“发票”指的是自己制 作的列明该货物名称、数量和价格的一份署名文件。

3.装箱单(Packing List)。自己制作的列明该批货物体积重量及包装情况的 一份署名文件。 

4.其他说明货物情况的文件,如证明货物品质的检验证书,证明产地的产地证书等。

 

全套单证中,以提单最为重要,因为它是货物的所有权证明----是具备国际 公认的法律效力的物权证明。发票和装箱单可以自己缮制。其他检验证书、产地 证书等等则根据货物的特性和买家的要求,由相应的国家机构如进出口商品检验 检疫局等,或双方认可的组织机构如民间检验公司,货运公司等出具。

 

从某种意义上来说,外贸操作员经手买卖的不是一堆堆的物品,而是一叠纸 片。因此一个外贸业务员完成一笔交易,而自始至终没有见过货物的模样,一点 也不奇怪----他只需谨慎处理好那叠纸片即可。我们不难设想,因为贸易多数时 候是凭单据而不是实物交易,因此即使货物本身完美无缺,而单证有瑕疵---- 比如数据上的错误缺少一份相关证明文件等----则很可能导致交易失败。反过 来,即使货物有问题,而单证齐全,仍可以初期顺利交易。当然,这带来了一些 风险,比如伪造单证进行欺诈。不过欺诈本身在世界各国都是犯罪行为,自有相 应的追究措施。


总之,单据在外贸中的作用是决定性的。建立起“外贸实际上就是买卖一套 单据”的概念,对于理解国际贸易中很多特殊的、专业性的操作非常必要。

 

市场竞争激烈,很多时候,价格成了是否成交的惟一的因素。我们常会看到外贸商以低于国内销售成本的价格出口货物。他们疯了吗?不。即使以低于进价的价位“贱卖”,外贸仍有利润。


这就是外贸第二大关键秘密:退税制度


外贸关键秘密之二:退税制度 退税是外贸中的重要概念,也是目前外贸业务中利润的主要来源。为便于管理,国家假定所有产品均为国内流通与消费,因此普遍征收增值税,税率高达售价的 6%~17%不等。正规情况下,国内采购或出口前的价格均为含税价,即已经 缴纳了增值税的价格。而产品用于出口的话,这部分税就不应征收了,已经征收 的可以按照程序部分或全部退返给出口商。

 

假如你从国内工厂购进彩电一批,价格为含税价 1170 元,其中 1000 元就是 净价,170 元是已缴增值税。按照国家的规定,彩电类产品的出口退税率为17%, 也就是说,彩电出口以后,税务局将退返 170 元给出口商。这样一来,即使出口商以平本价即 1170 元出口,仍可得到退税款 170 元作为利润收入。在这种情况下,如果出口者出于竞争考虑,从 170 元中拿出一部分来贴补降价,即使以低于进价1170 元的价格出售,也还是有利润的。

 

外贸交易通常货值比较高,相应的退税金也很可观。当然,国家对退税管理也很严格的,与外汇管理紧密结合。出口前需从外汇管理局部门领取《出口退税 核销单》,申报出口总金额。核销单还需海关盖章确认货物确实已经出口。在收到国外买家支付的货款以后,凭银行收据,连同核销单到外汇管理局办理核销, 再凭增值税发票等到税务局办理退税事宜,领取退税金。

 

因此,外贸利润的来源,相当程度上来源于国家出口退税制度中的出口退税, 这是外贸最显著的特点之一,也与大多数外贸业务员日常操作息息相关。

外贸关键秘密之三:信用证交易 国际贸易中买卖双方相距遥远,背景各异货物筹备交接以及货款的支付周期都很长。因此商业信用就成了一个很大的难题。

 

作为出口商,担心备齐了大宗货物以后,买家变卦怎么办?货物千里迢迢运 到国外,客户不要了怎么办?或者要了不给钱怎么办?自然希望买家能够先支付 货款,有了保障然后再备货交货。作为进口商,担心出口商无法按时交货怎么办? 货物质量、数量不合格怎么办?自然希望卖家先把货物交付了,核查无误再给钱。

 

这个矛盾,当然也可以通过买家支付部分预付款或订金的方式协商解决,但 毕竟非上上策,一来买家奖金占用比较大,二来真有什么纠纷了,双方无论对错 都损失,不利公平。

 

于是就产生了一种外贸特有的操作方式:信用证。信用证的产生,正是以外 贸“单证交易”特性为基础的。

 

所谓信用证,通俗说来就是买卖双方事先商定交易条件,如品名、数量、质 量标准、价格、交货时间等。然后买家找一家银行(通常就是买家的开户行,或 有一定的担保)作为“中间人”,把这些交易条件提交银行,银行据以出具一份 文件作为买卖双方交易的依据。银行作为中间人的责任,就是监督交易行为。卖 方根据文件来备货出货,然后把代表货物的全套单证交付银行。银行审核单证无 误以后,直接支付货款。有银行作为中间人,买卖双方就不再直接进行钱货交易, 而是分别与银行打交道。卖家不及时、按质按量交货,就拿不到钱;买家不付钱, 就拿不到货。反之,有银行作保,只要卖家交了货,就一定能拿到钱。这种方式, 既不占用买家资金,又给予了卖家很好的信用保证。这份用以证明双方商业信用 的文件,就叫做信用证。

 

信用证最基本的一般有四个关系方:

1.进口商----负责向自己的开户银行申请开立信用证,叫做信用证申请人。

2.进口商的银行----负责开立信用证并审核单据、拨付款项,叫做信用证开证行。

3.出口商----负责根据信用证出货,享有信用证保障的付款,叫做信用证受益人。

4.出口商的银行----负责替出口商领取信用证、转交单证并与开证行接洽,叫做通知行。

 

此外,最终负责拨款的银行叫做信用证偿付行,一般就是开证行;也可以由另外的银行先行垫付并收取少量费用,叫做信用证议付行,一般也就是通知行。

信用证是外贸中最重要的也是最常见的工具。国际商会为规范信用证的使用 而制定了统一的标准《UCP500》即《国际跟单信用证统一规定》,作为使用及仲 裁的依据。

关于信用证的实际操作,我们会在本书第五节《高手篇:信用证全攻略》中 做实例讲解。

 

通过对外贸的三个关键秘密:单证交易、退税制度和信用证结算的了解,我 们基本上就掌握了外贸的精髓。现在我们终于可以比较清楚地理解一个标准的出口操作案例流程了:

 

寻找客户----签订合同----客户开出信用证----根据信用证备货----货物 办理商检、报关后交付货物运输公司并取得提单----根据信用证备齐全套单据

----单据交付国外银行,国外银行审核无误后拨付货款至国内银行----根据国内 银行的收款凭证至外汇管理局办理核销----至税务局办理退税----结束。 

 

有了基本的外贸常识,接下来最后一步准备工作,就是打造做外贸的两个必 备利器:电脑和英语。


二、利器速成法----电脑与英语 

因为外贸中买卖双方互不见面,作为现代最便捷有效的办公工具与联系方式的电脑和互联网,重要性不言而喻。熟练掌握电脑知识和技巧,能为你顺利开展外贸节省下大笔费用。Office 文档和制表软件是最基本的,此外,还有最常见 的图片查看和修改软件 ACDSee,功能更大的 Photoshop,国际贸易公司喜欢用的 PDF 格式(电子书)文件浏览器 AdobeReader 等----电子书最大的好处是不 大容易在文件网络传输中修改、变形、缺漏或感染电脑病毒。

 

而最为重要的是学会在网上查找资料,收集信息。这个工作贯穿整个外贸过 程,是关键所在。本书也会根据教程进展陆续介绍其中的技巧。首先要了解的就 是重要工具---搜索引擎。所谓搜索引擎,就是网上信息的“向导软件”。这个 软件根据人想了解的内容----内容的“关键词”----比如“五金工具”、“运输公司”、“外贸技巧”、“出口商检申报”等等,在浩如烟海的互联网世界中寻 找相关的信息网页,这些网页的地址告诉你,由你去浏览并查找所需信息。这样 的软件网上有很多,目前都是免费使用的,比如最著名的 Google。在互联网地 址中填入http://www.google.com 即可进入这个搜索引擎了。在 Google 的搜索栏中填入 你想了解的信息的关键词,点击[搜索],奇妙的互联网世界就此开启。

 

类似的搜索引擎还有很多,功能也不大一样。比如 http://www.baidu.com, 一个擅长寻找中文信息的搜索引擎。此外,搜索引擎自身的功能也很多,仍以 Google 为例,就有图片搜索等功能,输入关键词“插座”,你能直接看到大量 不同插座的图片,并根据这些图片所在的网页了解更多内容,比如这些插座的规 格型号、生产厂家和联系方法等。这种信息收集的方式对寻找厂家或了解你的竞 争对手情况极为有效。

 

熟练运用搜索引擎,能无限放大你的能力,使一个新人也能迅速成为“无所不知”的行家里手。

 

另一个关键点是外语----主要是英语。这也是很多非国际贸易专业的人士打 算从事外贸时关心与犹豫的问题。英语不行,可以做外贸吗?或者英语要达到什 么程度才行呢?这个问题应该从两方面去看。一方面,做生意本身就是一门交流 的艺术,讨价还价、竞争协作,相互沟通理解越深对生意就越有帮助----尤其咱 们中国人,讲究人情世故,推崇做生意先做朋友的经营之道。从这方面看,英语 自然越流利越好。但并不是说非要像英语专业毕业的学生那样高的水平才能去做 外贸。以做生意为目的的英语本身就是工具,能用就行。不妨想想那些与外国人 直接做买卖的小贩们,比如北京早年间的秀水东街,中越、中苏边境贸易,以及 那些满世界跑的温州人,他们的外语能有多好?可凭借临时学的几十个单词,一 些简单固定的句子,加上比划和按一通计算器,生意做得一点也不小。毕竟是买卖人,语言交流能基本明白就行,先凑合着,以后边做边学,现学现用,进步比在学校里啃书本要快得多。从这方面看,不必因英语而退却。口语方面,掌握常用的几句问候交际,与数量、时间、日期、好坏等百来个数量词形容词,再加上 与你的产品相关的一些名词,即可开工干活。反正重要东西自然会落在纸上,以 书面形式出具,碰到不懂的地方临时查查字典即可。

 

书面上就更好办,用电脑解决。著名的翻译软件《金山词霸》和《金山快译》, 前者能准确翻译单词,后者能大致翻译句子和文章----虽然在语法句型上多有错 误,但好歹能知道个大概意思,自己再略作修改就行了。英语不好的人常常会犯 “中国式英语”的错误,即按照中文的语法堆砌查到的英文单词,这的确会闹笑 话,可那又如何?“你的良心的大大地坏了”是个狗屁不通的日本式中文,可是 每个人都知道它说的啥。这就是“实用”的“艺术”。

 

当然,涉及合同等重要文件,就需要非常谨慎。好在外贸的合同有比较固定的格式,经多年使用完善,其条款基本已经滴水不漏,只需要把商品名称、数量金额交货时间什么的相应更改即可。

 

事实上,外贸的同行们已经总结出了几乎囊括你可能碰到的任何情况的英语 范本例句。在日常的书面和口头交流中,照搬即可。这样的例句,在搜索引擎中输入关键字“外贸英语”或“外贸常用英语”即可查到。

因此,不必畏难语言关。英语水平高固然好,水平差一样可以硬着头皮上。 电脑和英语,是外贸的两样必备利器。水平越高,路子越顺畅。 以申请出口权或代理、挂靠、备案等方式获取外贸“通行证”,选定经销的产品,了解了外贸的原理,准备好必需的工具,便可以纵横四海了。

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